ChatGPTの社内導入を5つのステップで進める手順と、最初に決めること

経営層から「ChatGPTをうちの会社でも使えるようにしてほしい」と言われても、社内に詳しい人がいない。何から手をつければよいか分からないまま、情報収集を始めた方も多いはずです。

ChatGPTの社内導入は、体制づくりからルール整備、プラン契約、定着まで5つのステップで進めます。専任のAI担当者がいなくても、兼任の窓口役1人がいれば進められます。

ChatGPTの社内導入は、5つのステップで進める

社内導入は5つの手順で進めます。体制と対象業務を決める、社内ルールを整える、プランを契約してアカウントを配る、対象部署で使い始める、使われ方を確認して広げる、という順です。

ツールの契約を先にすると、入力してよい情報が決まらないまま社員が使い始めてしまいます。ルールを先に置くのはこのためです。各ステップで決裁者は変わります。予算の承認とルールの承認は、どちらも上司や経営層に確認が要る場面です。

1. 体制と対象業務を決める
2. 社内ルールを整える
3. プランを契約しアカウントを配る
4. 対象部署で使い始める
5. 使われ方を確認して広げる

ステップ1：推進体制と、最初にAIを使う業務を決める

専任のAI担当者がいなくても、総務・情シスの兼任で窓口役を1人決めれば導入は進みます。最初から全社一斉に配る必要はありません。

対象は1部署・数業務に絞るほうが、ルールの不備を検証しやすくなります。全社に一度に配ると、問題が起きたときにどこを直せばよいか分からなくなります。

• 議事録の要約
• メール文の下書き
• 社内FAQの回答案づくり

対象業務は、社外に出ない社内文書から選びます。上のような業務が向いています。いずれも人が最後に確認できる作業です。

AI化の対象から外す業務も、この段階で決めます。安全に運用できないと判断した業務は、無理にAI化しません。この線引きを後回しにすると、現場が独自の判断で使い始めてしまいます。

ステップ2：情報漏洩を防ぐ社内ルールを、誰がどう決めるか

ルールの文章を書く前に、社内の情報を機密性で分けます。分け方が決まらないと、何を禁止事項に書けばよいか決まりません。

決めるのは窓口役、承認するのは経営層。この2役だけで運用できます。規程の全文を作り込む前に、次の3点から決めるのが実務的です。

• 入力禁止情報の線引き
• 生成物の確認体制
• アカウント管理のルール

生成AI利用規程の必須項目をまとめています。ひな形を自社用に書き換える手順の記事を参照してください。

入力してよい情報と、入力してはいけない情報の線引き

情報を「公開」「社内限り」「取扱注意」の3段階に分け、取扱注意は入力禁止にします。この3段階が決まれば、禁止事項は自然に書けます。

顧客名や契約金額が含まれる文書は、伏せ字にしてから入力するというルールで実務が回ります。判断に迷う文書が出たときの相談先と、判断の記録先を先に決めておくと、現場が止まりません。入力禁止情報の線引きは中小企業の生成AIガイドラインの作り方でも詳しく扱っています。

アカウント管理と、生成物を確認する担当を決める

個人アカウントの業務利用をやめ、会社が配るアカウントに統一します。これが情報漏洩対策の土台になります。

入退社時の発行と停止は、既存の入退社手続きに組み込みます。担当を別に置くと運用が抜け落ちます。生成した文章を社外に出す前は、誰が事実確認をするかを業務ごとに決めておきます。回答の正確性を人が確認する運用がないと、法人プランを契約しても誤りがそのまま外に出ます。

ステップ3：法人向けプランと個人向けプランの違い

法人向けにはChatGPT BusinessとEnterpriseの2つがあります。どちらも共有ワークスペースと管理機能を備えています。旧ChatGPT Teamから名称変更されました（出典：japan-ai.co.jp）。

個人向けの無料プランやPlusプランを業務で使うと、入力したデータが学習に使われることがあります（出典：sol.ferret-one.com）。会社として使うなら、アカウントを管理できるプランに統一するのが安全です。

• 個人向け：無料・Go・Plus・Pro
• 法人向け：Business・Enterprise

料金と機能の比較表（無料／Plus／Business／Enterprise）

個人向けは無料〜月額16,800円〜、法人向けは1ユーザー月額20〜25米ドルからと、料金の仕組みが分かれています。下の表で条件を並べます。

プラン名	料金	対象	管理機能・データの扱い
無料	0円	個人	学習利用の可能性あり
Go	月額1,400円	個人	無料より利用枠が広い
Plus	月額3,000円（月額20ドルという表記もある）	個人	学習利用の可能性あり
Pro	月額16,800円〜	個人	無料より利用枠が広い
Business	年払い1ユーザー月額20米ドル／月払い月額25米ドルから	法人	共有ワークスペース・管理機能あり
Enterprise	公開価格なし（問い合わせで見積り）	法人	共有ワークスペース・管理機能あり

表のとおり、個人向けプランには管理機能もデータの扱いを制御する仕組みもありません。業務利用を前提にするなら、法人向けプランへの切り替えが前提になります。

OpenAIと直接契約するか、国内ベンダーのサービスを使うか

方法は2つあります。OpenAIの法人プランを直接契約する方法と、国内ベンダーの法人向けサービスを導入する方法です。（出典：b-work.run）

自社データを検索させたい、社内システムと連携させたいなら、Azure OpenAI ServiceやAPIを使う選択肢も出てきます（出典：biz.techvan.co.jp）。まずBusinessで始め、必要が出てから広げる順番なら、契約をやり直す手間が小さくて済みます。

ステップ4：アカウントを配って、実際に使い始めるまで

契約したら、対象部署にアカウントを配り、ルールを1枚にまとめて同時に渡します。ルールとアカウントを別のタイミングで渡すと、ルールを読まないまま使い始める人が出ます。

使い方の説明会は1回で終わらせません。業務ごとのプロンプト例を手順書にして渡すほうが、説明会だけより実務で使われます。

• 議事録の要約のプロンプト例
• メール文の下書きのプロンプト例
• 社内FAQの回答案づくりのプロンプト例

上のように、対象業務ごとに例を用意しておきます。導入した効果を報告する場面では、減った時間を数字で示す必要が出てきます。使い始める前の段階から、効果の測定をどう行うかを決めておくと、後で慌てずに済みます。

ステップ5：社員が使い続けるために、運用で決めること

使われなくなる原因は2つあります。目的が決まっていないことと、プロンプトが個人の中に留まることです。（出典：sol.ferret-one.com）

「使ってもいい状態」を作るだけでは定着しません。業務フローの中に組み込み、「この作業はこの手順で行う」と書き換えます。月に1度、使われた業務と使われなかった業務を確認する日を決めておくと、放置されずに済みます。

プロンプトを個人の手元に残さず、社内で共有する

うまくいったプロンプトは、部署の共有フォルダに置いて誰でもコピーできる状態にします。個人のパソコンに残したままでは、その人が異動・退職すると失われます。

部門別に、議事録の要約、FAQの回答案、メール文の下書きといった型を用意します。更新した人と日付を残しておくと、古い型が使われ続けるのを防げます。

使われなくなったとき、どこを見れば原因が分かるか

アカウントの利用状況を見て、まったく使っていない人と、使っているが業務が変わっていない人を分けます。この2つは打ち手が違います。

前者は手順書が届いていないことが原因で、後者は業務フローに組み込めていないことが原因です。対象業務を選び直すほうが早いこともあります。最初に外した業務リストを見直し、条件が変わっていないか確認します。

ChatGPTに向いている業務と、任せないほうがよい業務

向いているのは、社内文書の要約や下書きの作成など、人が最後に確認できる作業です。下の表で任せる範囲を整理します。

業務	ChatGPTでできること	任せる範囲
議事録の要約	発言内容から要点を抜き出す	出席者が確認してから配布
メール文の下書き	定型的な文面の作成	送信前に本人が内容を確認
社内FAQの回答案	過去の質問への回答案作成	公開前に担当者が事実確認
個人情報を扱う業務	入力自体を避ける	AI化の対象から外す
出力をそのまま社外に出す業務	下書きの補助まで	必ず人が最終確認してから使う

• 個人情報・取扱注意の情報を扱う業務
• 出力をそのまま社外に出す業務
• 誤りに気づける人が社内にいない業務

任せないのは、個人情報や取扱注意の情報を扱う業務、出力をそのまま社外に出す業務、誤りに気づける人が社内にいない業務です。この3つに当てはまる業務は、ステップ1の段階で対象から外しておきます。

外部の導入支援に頼むと、月額いくらで何をしてもらえるか

金額の大小より、実装が含まれるかどうかで支援の中身が変わります。月額だけでなく、初期費用と最低契約期間を足した総額で比べます。

月額は5万円台から50万円以上まで開いています。価格帯ごとの社数をまとめています。25社の月額料金を調べた記事を参照してください。

• 3ヶ月で何が終わるか
• 日々の運用を誰がやるか
• 社内ルールの整備が含まれるか

見積りで確認するのは上の3点です。ルールの作り方をもっと詳しく決めたいときは、生成AIガイドラインの作り方の記事を参照してください。外部支援会社の選び方はAI導入支援会社の費用相場と選び方の記事でも比較しています。

当社のAI顧問で、3ヶ月に進めること

初月は業務の棚卸しから始めます。AIを使える業務を20〜30件抜き出し、削減時間・費用・難易度で順番を決めます。

2ヶ月目にツールを選び、プロンプトと手順書を渡します。この段階で社員が実務で使い始めます。3ヶ月目はうまくいかない箇所を直し、社内ルールを整えます。情報を機密性で3段階に分ける作業もこの3ヶ月目に含みます。減った時間は月次レポートにまとめます。

料金は月額5万円（チャット中心)、月額10万円（業務の棚卸し・手順作成まで)、月額30万円（要件定義・設計まで)です。初期費用はかかりません。日々の運用の代行はせず、設定と運用は貴社の社員が行います。安全に運用できないと判断した業務は、当社からもAI化を勧めません。

よくある質問

ChatGPTは社内で利用できますか？

利用できます。ただし業務で使うなら、管理機能のある法人向けプランに統一し、入力禁止情報を先に決めておく必要があります。

社内でChatGPTを使うと会社にバレますか？

会社が配ったアカウントなら、管理画面で利用状況を確認できます。個人アカウントの業務利用は会社が把握できないまま機密が外に出るため、まず禁止して会社のアカウントに移してください。

AIに詳しい社員がいなくても導入できますか？

できます。決めるのは対象業務とルールで、専門知識より社内の業務を知っていることが要ります。兼任の窓口役1人から始められます。

どの部署から始めるのがおすすめですか？

社外に出さない文書を多く扱う部署から始めます。総務・情シスが自部署で試すと、ルールの不備を早く見つけられます。

ChatGPTで議事録を作るとき、気をつけることは？

録音データに個人名や取引条件が含まれる場合は、入力前に伏せてください。出力は必ず出席者が確認してから配布します。

まとめ

• 進め方は、体制と対象業務を決める→社内ルールを整える→法人プランを契約してアカウントを配る→対象部署で使う→使われ方を確認して広げるの5つ
• 個人向けプランの業務利用は避け、管理機能のあるプランに統一する
• 情報は公開・社内限り・取扱注意の3段階に分け、取扱注意は入力禁止にする
• 定着させるには、プロンプトを共有し、業務フローに組み込む

まずは対象業務の候補を書き出してください。そのうち取扱注意の情報を扱うものに印をつけます。あわせて、いま業務にかかっている時間、任せられそうな業務の一覧、入れてよい情報といけない情報の線引きをまとめておくと、経営層への提案がしやすくなります。会社として仕組みにする段階まで来たら、フォームからご相談ください。