何から決めるか｜ルールの文章より先に、社内の情報を機密性で分ける

ルールの文章を書く前に、社内の情報を機密性で3〜4段階に分けます。

使ったことのない道具の危険は、想像では書けません。分類がないまま書いたルールは、起こりえない事態まで想定した長い文書になり、誰も読まなくなります。

ルール作りの4段階

注意

つまずく会社は、3番目の実際にやってみる段階を飛ばして、4番目の例外への対応を先に書こうとします。使う前に完璧を目指すことになり、結局動き出せません。

情報はどう分けるか｜公開・社内限り・取扱注意の3段階で足りる

情報の区分は、公開・社内限り・取扱注意の3段階で足ります。

分類を細かくしすぎないことが大事です。まず3段階で作り、足りなければ4つ目を足します。

たとえば、議事録の要約は社内限りなので、法人向けプランでだけ使えます。顧客の名前が入った契約書は取扱注意なので、プランに関係なく入れません。

取扱注意に何を入れるかだけ最初に合意しておけば、残りの区分は運用しながら直せます。

法人向けプランにしても、情報漏洩の事故がなくなるわけではありません。

法人向けプランで変わるのは、主に入力したデータが学習に使われるかどうかです。学習に使われなくても、事故が起きる経路は別に残ります。

この3つのうち、実際の事故で多いのは3つ目です。入力の制限だけを書いたルールは、この出口を見ていません。

AIが作った文章を確認なしで社外に出さない、という1行をルールに必ず入れてください。

例外を誰が判断し、結果をどこに残すかは、ルールを配る前に決めておきます。

ルールを配ると、必ず「この業務では使いたい」という相談が出ます。相談のたびに判断が止まると、AIの利用そのものが進みません。

例外のために先に決める3つ

たとえば、同じ業務の相談が3回目に来た時点で、その業務の扱いをルールに1行足します。判断が担当者の頭の中で終わらないので、後から見返して直せるルールになります。

AI活用の進め方、30分で整理しませんか

いまの業務をもとに、最初に取り組むべきところを一緒に整理します。その場で契約を求めることはありません。

情報の性質上どうしても安全に運用できない業務は、無理にAI化の対象へ入れないでください。

すべての業務をAI化する必要はありません。効率化で浮く時間より、事故が起きたときの損失のほうが大きいためです。

対象から外す判断も、ルールに書いておきます。

社内の情報を機密性で3〜4段階に分けることです。どの段階までAIに入れてよいかを決めてから、ルールの文章を書きます。

防げません。法人向けプランで変わるのは、主に入力が学習に使われるかどうかです。

ログの保存や、出力の誤送信・誤公開には別の対策が要ります。

A4一枚で足ります。使ってみて出てきた例外を、そのつど足していく前提で作ります。

生成AIの社内ルールは、文章を書く前に、社内の情報を機密性で3〜4段階に分けるところから始めます。取扱注意に何を入れるかを合意し、A4一枚のルールで1業務を試し、出てきた例外を足していきます。法人向けプランでも、出力の誤送信・誤公開への備えは別に要ります。

まず、社内で扱っている情報を書き出し、3つの区分のどれに当たるかを振り分けてください。棚卸しからルール整備までを一緒に進めたい場合は、フォームからご相談ください。