生成AIを社員へ案内したいが、機能紹介だけで終わってしまいそう。参加者の経験が違い、どこまで説明すればよいかわからない。社内説明会では、一つの業務を題材に、参加者が操作して結果を確認するところまでを設計します。

説明会の終了を、そのまま実務利用の許可にしないことも必要です。練習用の資料で操作できることと、顧客情報を含む実データを扱ってよいことは、別に確認します。

参加者が説明会後にできることを決める

最初に、対象者と利用する業務を絞ります。「生成AIを理解する」だけでは、何を準備し、どこまで確認すればよいかが曖昧になります。

たとえば、用意した資料を使って下書きを作り、事実と照合して修正し、迷ったら相談できることを目標にします。使用するツールと機能、参加者が行ってよい操作、使わない情報を明示します。

初めて使う人と、既に別のツールを使っている人では、つまずく場所が違います。事前に利用経験と対象業務を確認し、必要なら基本操作の案内と業務上の確認を分けます。

アカウントと練習資料を事前にそろえる

当日にログインできない、同じ機能が使えないと、操作体験を進められません。参加者が会社で認められたアカウントを利用できるか、配布資料へアクセスできるかを先に確認します。

講師の画面で一度成功しただけでは準備完了にしません。参加者と同じ利用環境で、手順に沿って操作できるか試します。機能が使えない人へ、独断で個人アカウントの作成や未承認サービスへの入力を案内しないようにします。

練習資料は、実際の業務に似せた架空の資料でも構いません。何を入力してよいか判断する練習と、出力の確認を両方含めます。

説明会では、目的と利用範囲を確認した後に、講師が一連の操作を示します。その後、参加者が同じ資料を使って操作し、結果を確認します。うまくいった例だけでなく、不足情報があるときにどう止めるかも扱います。

NISTのAIリスク管理の指針でも、関係者が自分の役割に沿ってAIリスクを扱えるよう、教育する考え方が示されています。社員向けの案内でも、操作方法に加えて、どこを確認し、誰へ相談するかを含めます。

架空の説明会で、会議室の利用案内を作る練習をするとします。資料には利用時間と予約方法だけを記載し、キャンセル期限は未記載にします。

参加者には、生成された文の事実を原資料と照合し、資料にない期限が補われていたら修正するか確認を保留してもらいます。文章を作る操作だけでなく、足りない情報を勝手に確定しない手順を体験できます。この例は説明会の設計例であり、実際の支援実績ではありません。

出力が参加者ごとに違っても、同じ文章へそろえることを目標にしません。必要な事実と確認手順が保たれているかを見ます。

満足度や参加人数だけでは、業務で使えるかはわかりません。手順書を見ながら操作できたか、原資料の事実と照合できたか、未確認事項を保留できたか、相談先を選べたかを確認します。

途中で止まった場合は、操作の問題、入力資料の問題、出力の判断の問題を分けて記録します。質問が多かったというだけで理解不足と判断せず、説明や手順のどこが足りなかったかを確認します。

説明会で確認できた範囲と、まだ試していない範囲も残します。練習を終えたことだけを理由に、社外送信や自動処理へ利用範囲を広げないようにします。

説明会の後は、その場で答えられなかった質問の担当者と回答期限を決めます。繰り返し出た操作上の質問は、手順書へ追記します。ルールや契約条件の確認が必要な質問は、確認が終わるまで推測で回答しません。

実務で試す場合は、対象業務、入力情報、結果を確認する担当者を改めて決めます。参加者が一度試した記録を集め、説明会で扱った手順が現場でも使えるかを確認します。

欠席者への案内や、新しく参加する社員のための資料も用意します。画面や機能が変わった場合は、資料の日付と版を更新し、古い操作説明が使われ続けないようにします。

外部へ相談するときは、講義だけか、練習資料の準備や操作支援、終了後の質問対応まで必要かを伝えます。参加部署、対象業務、利用ツール、社内担当者が用意できる資料も共有します。

AiPHAのAI顧問サービスでは、ライトは月額5万円で、社員への説明会は含みません。スタンダードは月額10万円で、1部署・重点業務1件を対象とした支援と初回の操作案内があります。全社推進は月額30万円で、3部署・重点業務3件までを対象とし、対象部署向けの操作説明・実践会が月1回含まれます。

いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間6ヶ月で、外部AIツールの利用料は別途必要です。単発の説明会料金として比較せず、継続支援の範囲と契約期間を確認してください。開催方法や参加人数、準備する資料の範囲は、希望内容に合わせて相談します。

利用する業務やツールが決まっていない場合は、社員を集める前に担当者が候補を試します。入力してよい情報が未整理なら、まず練習資料で扱える範囲を決めます。

少人数で、社内担当者が操作と確認方法を案内できるなら、外部支援を急いで契約する必要はありません。AiPHAのオンライン30分の無料相談では、説明会でできるようにしたい作業と、社内で準備できる範囲から相談できます。