生成AIを使いたいが、上司に何を承認してもらえばよいかわからない。ツールの説明だけでは、導入後の仕事や費用を判断してもらえません。稟議では、どの業務を、誰が、どの範囲で試し、何を見て続けるかをそろえます。

最初から全社導入を決める必要はありません。一つの業務で試すための提案と、試した結果を受けた対象拡大の提案を分けると、未確認の効果を約束せずに話を進められます。

承認してほしい範囲を最初に書く

稟議の冒頭には、対象業務、試行する部署と担当者、期間、支出の範囲を書きます。「AIを導入したい」だけでは、アカウント契約の承認なのか、外部支援の契約なのか、顧客向け利用まで含むのかが伝わりません。

たとえば、社内資料の下書きを試す段階では、顧客への送信や社外公開を承認対象から外すと明記します。利用者や対象情報を増やすときは、追加で何を確認するかも決めておきます。

試行期間を短く設定しても、契約期間まで短くなるわけではありません。解約できる時期、更新条件、最低利用期間は、使い方の検証計画と別に確認します。

現在の作業と比較する案を用意する

導入目的は、担当者が今困っている作業で説明します。作業の頻度、完成までの手順、確認する人、差し戻しの理由を整理します。時間を測っていない場合は、推定値を実測値として書かず、試行前に測る予定を示します。

比較対象には、現状のまま続ける案や、ひな形・共有フォルダを整える案も入れます。AIがなくても改善できる部分を確認しておくと、外部支援やツールに何を依頼するかが明確になります。

NISTのAIリスク管理の指針でも、利用目的を記録し、AIを使わない方法も検討する考え方が示されています。稟議では、AIを使う理由と、他の方法で済む部分を自社の業務に合わせて書き分けます。

詳しい製品資料を添付する前に、承認者が判断する項目を一枚にまとめます。社内の稟議様式がある場合は、同じ内容を該当欄へ当てはめます。

未確認の項目は空想で埋めず、確認先と回答予定を付けます。たとえば、入力データの扱いが未確認なら、実データを使う承認とは切り離し、確認が終わるまで仮の資料で試す計画にします。

架空の会社で、担当者が社内向けの案内文を毎回作成しているとします。最初の対象は、承認済みの事実を使った下書き作成に絞ります。AIは配信せず、日時や対象者を担当者が確認してから既存の方法で送ります。

提案書には、使用する資料、確認担当、試行後に残す記録を記載します。案内文の完成までの時間、事実の取り違え、修正した箇所を比べ、継続するかを判断します。この例は手順の説明であり、導入実績や削減効果の報告ではありません。

この段階で「全社員の文書作成を効率化する」と効果を広げて書きません。確認できた業務について報告し、対象を増やす場合は、必要な資料と確認担当を改めて決めます。

予算には、AIツールの利用料だけでなく、外部支援、設定、資料の準備、確認や教育に使う社内時間を含めます。利用者数で料金が変わる場合は、試行人数と拡大後の人数を分けて見積もります。

月額が同じでも、最低契約期間や支援範囲が違えば比較する総額が変わります。税込・税別をそろえ、契約上確定する支出と、利用量などによって変動する支出を分けます。短縮できそうな時間を、そのまま現金の削減額として扱わないようにします。

AiPHAのAI顧問の料金・支援範囲では、ライトは月額5万円、スタンダードは月額10万円で、いずれも税別です。初期費用はなく、最低契約期間は6ヶ月です。顧問料は6ヶ月でそれぞれ30万円、60万円となり、外部AIツールの利用料は別途必要です。

ライトは社内担当者が作成・実行し、AiPHAが確認と助言をするプランです。スタンダードは1部署・重点業務1件を対象に、指示文・手順書の設計と作成を支援します。新規作成は月1本で、基本設定と日々の運用は御社が主体です。稟議では、自社で用意する担当者の時間も予算と一緒に確認してください。

試行後の判断日と承認者を決め、確認する項目を提案書に書きます。出力を完成させるまでの確認時間、必要な品質、利用者が自分で操作できるか、担当者に負担が偏っていないかを見ます。

品質が満たせても毎回の修正に時間がかかるなら、対象を狭めて再試行する案を用意します。入力できる資料が確保できない、確認担当が置けない、別の方法の方が手間が少ない場合は、終了する判断も含めます。

試行を終了しても契約上の支払いが残る場合があります。運用を止める条件と、契約を終える条件は分けて記載し、契約前に社内の承認者と確認します。

業務が決まっていないまま料金だけを比較しても、必要な支援を選びにくくなります。一方、社内で目的と手順を決められ、短い試行で判断できるなら、外部支援を急いで契約する必要はありません。

AiPHAの無料相談はオンライン30分です。現在の業務、社内担当者ができること、承認に必要な資料を共有し、自社で進める範囲と支援が必要な範囲を整理できます。稟議そのものの承認や導入効果を保証するサービスではありません。