社内の生成AI利用ルールはあるものの、新しい使い方が出るたびに誰へ確認すればよいか分からない。こうした状態では、使うサービス名だけでなく、業務の用途と入力情報を一緒に確認する申請を用意します。
ここで扱うのは、導入予算の承認ではなく、社員がどの業務でどの情報を使ってよいかを確認する運用です。会社の規程や契約条件を前提に、受付、判断、変更、終了までの記録を残す方法を提案します。すべての会社に同じ申請項目や承認段階が必要というものではありません。
サービス名だけで利用を許可しない
同じ生成AIでも、公開資料の要約と、顧客情報を含む提案文の作成では確認する内容が違います。申請は、サービス・契約環境・用途・入力する情報を一組にします。
例えば、公開済みの商品説明から社内用の要約を作ることを認めても、顧客名を入力したり、その出力を社外へ送ったりする用途まで認めたことにはしません。許可する範囲を文章で残し、利用者が自分の使い方と比べられるようにします。
既に認めた使い方は手順を短くする
会社が確認した環境で、同じ入力情報と同じ確認手順を使う場合は、登録済みの用途を選ぶ方式も取れます。毎回同じ説明を書かせず、条件が変わったときだけ追加確認する設計です。どの変更なら再確認が必要かを、申請画面や手順書に記載します。
申請に書く項目と入力例
最初は、判断に使う項目に絞ります。入力情報の種類を確認するために、機密資料の原本を申請フォームへ添付させる必要はありません。項目名や、架空の内容に置き換えた入力例から確認できます。
| 項目 | 記入する内容 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 用途 | 何を作り、誰が使うか | 社内用か社外用か |
| 利用環境 | サービス、契約、アカウント | 会社が認めた環境か |
| 入力情報 | 公開情報、社内資料などの区分 | 規程と契約に合うか |
| 出力の確認 | 確認担当と確認方法 | 誤りを業務で使わないか |
| 試す範囲 | 利用者、期間、保存先 | 許可範囲を追跡できるか |
仮例として、営業資料の下書きを作りたい社員が、公開資料のみを入力し、営業責任者が確認した文だけを使うと申請する場面を考えます。この例は当社の支援実績ではありません。判断者は、入力資料の区分だけでなく、確認担当が実際に時間を確保できるかも確かめます。
誰が何を確認するか
業務の責任者は用途と出力の使い方、情報管理の担当は入力情報と利用環境、契約の担当は費用や利用条件を確認します。専任担当がいない会社では兼任できますが、確認する項目を分けて残します。
すべての申請を全員へ回す運用は、待ち時間を増やします。承認済みの環境と公開情報だけで試す用途は所定の担当者が確認し、機密情報や外部共有など追加確認が必要な用途だけ専門の担当へ回す方法があります。この振り分けは、自社の規程と判断権限に合わせて決めます。
許可、条件付き許可、保留を区別する
条件付きで試す場合は、入力してよい情報、利用者、期限、出力の確認方法を明記します。未確認の項目がある場合は、保留理由と次に確認する人を残します。回答が届いていないことを、許可された状態と扱いません。
申請者が状況を見られる場所を一つ決め、相談先も併記します。許可の記録と実際の設定が一致しているかは、利用を始める前に確かめます。
用途や契約が変わったときの再確認
公開資料だけの利用から社内資料を扱うようになった、出力を社外へ送るようになった、別のサービスへ切り替えた、といった変更は再確認の対象にできます。利用者や共有先を広げる場合も、元の許可範囲を確認します。
申請番号を引き継いで変更点を追記すると、何を認めたかを後から確認できます。旧条件を消して上書きするのではなく、適用日と判断者を残します。サービスの更新通知があったときに誰が条件を調べるかも決めておきます。
利用をやめるときは、使わなくなった席、保存データ、共有設定を確認します。解約や削除は、保存が必要な業務記録と契約条件を確認してから、権限を持つ担当者が進めます。
申請運用の成功条件
申請件数を増やすことを目的にしません。試したい業務が適切な担当へ届き、許可条件を利用者が理解し、条件変更を記録できることが目標です。
試行では、受付から回答までの時間、記入不足による差し戻し、同じ問い合わせの繰り返しを記録します。件数が少ない時期は、比率だけで判断せず、具体的にどの項目で止まったかを見ます。
例えば、出力の確認担当が決まらず止まる申請が続くなら、フォームの説明だけを直しても進みません。業務責任者が確認する時間を確保するか、用途を小さくして試します。これは運用改善の提案であり、一定の時間短縮を保証するものではありません。
費用とAI顧問への相談範囲
既存の社内フォームや台帳で始める場合でも、項目の設計、判断、記録更新に社内の時間を使います。新しい承認システムを契約する前に、既存の仕組みで受付から変更記録まで続けられるかを試します。
当社のAI顧問は月額ライト5万円、スタンダード10万円、全社推進30万円です。いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間6ヶ月で、外部AIツールの利用料は別途お客様の負担です。
ライトは相談中心、スタンダードは1部署・同時1業務でお客様の試行を支援します。全社推進は最大3部署・同時3業務が対象で、軽微な設定・実装を含みます。申請項目や運用手順の相談と、承認システムの個別開発は範囲を分け、開発が必要なら別枠で見積もります。会社としての利用許可は、お客様側の権限を持つ担当者が判断します。
申請を増やす前に決めること
入力してよい情報の基準がない、判断する人が決まっていない、申請しても回答できない状態では、対象業務を一つに絞って基準を決めます。窓口だけ作ってすべてを受け付けると、保留が積み上がります。
少人数で同じ用途しか使わない会社なら、共通の許可条件と利用者台帳で足りるかも検討します。判断に使わない項目や承認段階は増やさず、例外と変更を確認できる運用にします。
