社員がそれぞれ試している生成AIを、会社で管理する契約へ切り替えたい。ライセンスを配る前に、現在の利用業務と保存した情報を確認します。個人用の履歴やファイルが、そのまま会社用へ移るとは考えず、必要な業務を会社用の環境で再現できるかを試します。
ここでは、新しいツールの比較よりも、切り替え前後に残す作業を扱います。全員を一度に切り替えず、代表的な業務と少人数の利用者で確認してから対象を広げる進め方です。
最初に確認する現在の利用状況
業務ごとに、使っているサービス、ログインするアカウントの種類、支払者、保存先を記録します。私用と業務が混在している人には、業務に必要な手順や資料だけを申告してもらいます。個人の全履歴やパスワードを一括提出させる方法は取りません。
申告表には、文章の下書き、会議の要約などの用途と、利用頻度、困っている点を記載します。会社へ移す必要があるのは、契約だけでなく、再利用しているプロンプトや業務上必要な出力も含みます。
個人契約の解約を先に進めない
解約やアカウント削除で利用できなくなる機能、履歴の保持、データの取り出し方はサービスごとに確認します。会社用で必要な業務ができることと、必要な情報を会社の保存先へ残せたことを確かめてから、契約の扱いを決めます。私用の契約を継続するかどうかは、会社の業務利用と分けて本人に確認します。
会社用で確かめるアカウントと情報管理
同じサービス名でも、ログインするアカウントや契約で管理機能が異なります。例えばMicrosoftは、職場または学校アカウントで利用するCopilot Chatについてエンタープライズデータ保護を説明しています。見た目だけで利用環境を判断せず、現在の契約とサインイン状態を管理担当者が確認します。
この例を他社サービスへそのまま当てはめず、利用予定のプランの公式資料で、入力データの扱い、保存期間、管理者ができる操作を確認してください。
| 確認項目 | 決める内容 | 切替の完了条件 |
|---|---|---|
| アカウント | 会社用のログイン方法と管理担当 | 本人が正しい環境を確認できる |
| 業務資料 | 持ち込む資料と許可する保存先 | 必要な資料だけを使える |
| 共有範囲 | チーム、部署、社外共有の扱い | 想定外の相手へ公開されない |
| 契約 | 支払者、更新日、必要な席数 | 二重支払いの扱いが決まっている |
管理画面の設定変更は、会社側の管理者が担当します。設定を変えた日時と内容を残し、実際の利用者アカウントでも共有範囲を確認します。
履歴とプロンプトは必要なものから移す
まず、会社で使い続ける手順を選びます。プロンプト、入力例、期待する出力、担当者の確認方法を一組にすると、新しい環境で再現しやすくなります。保存済みの会話を丸ごと移せるかは、サービスとプランの現行仕様で確認します。
業務データに私用の情報が混じっている場合は、会社へ持ち込む範囲を本人と確認します。不要な情報を新しい環境へコピーせず、持ち出しや保存が許可されている資料だけを扱います。既に扱いを誤った情報が見つかった場合は、社内の情報管理担当へ相談します。
出力を保存する場所を決める
AIの会話履歴だけを正式な業務記録にしない運用も選べます。担当者が確認した結果は、会社で決めた文書管理先へ保存し、元資料と更新日を記録します。履歴の移行可否にかかわらず、次の担当者が業務を続けられるかを確認します。
小さく試してから切り替える
仮例として、営業担当2人の提案文の下書きを対象にする場合を考えます。これは当社の導入実績ではありません。個人環境で使っていた手順を、承認した入力例だけで会社環境に再現し、下書きの内容と確認時間を比べます。
利用者は、ログイン先を見分けられるか、必要な資料を開けるか、出力を所定の場所へ保存できるかを確認します。管理担当者は、席の割り当てと共有設定を確認します。業務の責任者は、確認済みの出力を使えるかを判断します。
成功条件は、必要な業務が続けられること、許可した情報だけを利用すること、未確認の設定や契約が残っていないことです。ログインできただけで切り替え完了とはしません。
切替日と問い合わせ先を決め、問題がある業務は従来の承認済み手作業へ戻せるようにします。問題を解消するために、未承認の個人アカウントへ業務情報を戻す運用は避けます。
費用とAI顧問の支援範囲
費用は、会社用ライセンス、移行確認に使う社内の時間、個人契約との重複期間に分けて考えます。人数が増えれば単純に安くなると決めつけず、最低席数や契約期間、更新条件を現行の料金案内で確認します。
当社のAI顧問は、月額ライト5万円、スタンダード10万円、全社推進30万円です。いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間6ヶ月で、外部AIツールの利用料は別途お客様の負担です。
ライトは相談が中心です。スタンダードは1部署・同時1業務を対象に、お客様の試行を支援します。全社推進は最大3部署・同時3業務が対象で、軽微な設定・実装を含みます。履歴の移行や組織アカウントの設定をすべて代行する契約とはせず、担当範囲を相談時に確認してください。規模の大きい個別開発は別枠の見積もりです。
切り替えを急がないほうがよい状態
会社側の管理者が決まっていない、利用中のサービスや契約者が分からない、業務資料の保存先が決まらない状態では、先に確認表を埋めます。データの移行仕様を確認できない業務は保留し、影響のない業務の試行を進めます。
私用中心で会社の業務に使っていないアカウントまで、同じ手順で移す必要はありません。継続して使う業務から対象を絞り、会社契約にする目的と確認負担を比べます。
現在の利用業務から切替を相談する
利用しているサービス、会社へ移したい業務、困っている履歴や共有設定を伝えてください。パスワードや個人の会話履歴を送る必要はありません。利用状況の確認表から、試す順番と会社側に必要な作業を相談できます。
