AIで作っていた資料が出てこない、外部サービスとの連携が途中で止まる、いつもと違う回答が続く。担当者がその場で判断すると、何度も実行して同じ処理を重ねたり、確認できていない結果を使ったりする原因になります。
AIを業務へ組み込むときは、正常な使い方と一緒に、止める条件と代わりの作業を決めます。一業務について、誰が停止を判断し、どこから手作業へ戻し、何を確認して再開するかを短い手順にしてください。
最初に止まる場所と業務への影響を確認する
対象の仕事を、入力、AI処理、担当者確認、保存や送信に分けます。どこで止まったかにより、やり直してよい範囲が変わります。画面にエラーが出た場合も、保存先や送信先では処理が終わっていることがあるため、結果を確認する方法を決めます。
AIが回答を返していても、原資料にない内容を繰り返し出すなら、正常に仕事が進んでいるとは扱いません。サービスが動くことと、業務で使える結果が得られることを分けて確認します。
| 起きた状態 | 最初に確認すること |
|---|---|
| 回答が返らない | 受付状況、処理中かどうか、結果の保存先 |
| 回答の品質が崩れた | 原資料、入力条件、直前の変更内容 |
| 保存・送信結果が不明 | 対象データの識別番号と実際の処理結果 |
| 想定外の情報が見えた | 利用を止める範囲と社内の連絡先 |
| 担当者が対応できない | 代わりに判断する人と手作業の受け先 |
止まっても翌日まで待てる仕事と、当日中に終える必要がある仕事では、切り替えの基準が変わります。締切と手作業に必要な時間から、いつまで待てるかを決めます。
再実行してよい条件を決める
再実行の前に、前の処理が完了していないかを確認します。結果が分からないまま同じボタンを繰り返し押す運用にはしません。確認先が分からない場合は、管理担当者へ引き継ぎます。
下書きを作り直す操作と、外部へ送信する操作は分けて扱います。記録には、対象の識別番号、実行時刻、止まった段階、確認した結果を残します。パスワードや秘密鍵をエラー報告へ貼り付ける必要はありません。
仮例：回答案はできたが保存結果が分からない場合
架空の問い合わせ業務で、AIが回答案を作り、社内システムへ保存する流れを考えます。保存操作の後で通信が切れ、画面にはエラーが表示されたとします。
担当者は、対象の問い合わせ番号で保存済みの回答案を確認します。保存されていれば同じ回答案をもう一度登録せず、確認工程へ進みます。未保存を確認できた場合に、決めた担当者が再実行します。判定できないときは保留し、送信も止めます。これは運用の仮例で、特定製品の動作を保証するものではありません。
手作業へ戻すための資料と担当を用意する
代替手順には、元データの保管先、処理待ちの一覧、使う様式、結果を記録する場所を記載します。AIが使えなくても、対象と進み具合を確認できるようにします。
手作業に切り替えた対象には、担当者と処理状況を記録します。AI側の処理が後から完了しても、同じ仕事を重ねないためです。AI側を止める操作と、再開時に処理対象を確認する方法も決めます。
処理待ちが多い場合は、締切や業務への影響から順番を決めます。代替手順では対応しきれない量なら、完了予定を見直し、関係者へ伝える担当者を置きます。普段と同じ件数を必ず処理できると約束しないようにします。
社内の判断者と外部の問い合わせ先を分ける
現場担当者は発生状況を記録し、利用を止める判断者へ連絡します。判断者は、影響範囲、代替手順へ切り替える対象、再開の可否を決めます。不在時の代行者も決めてください。
サービスの障害は提供元、個別の連携や開発部分はその保守担当へ確認します。社内の情報管理に関わる問題は、社内で決めた窓口へ連絡します。AI顧問に相談していることだけを理由に、すべての障害対応を任せられるとは考えないようにします。
NISTの生成AIリスク管理資料は、導入後の監視に加え、インシデントへの対応・復旧や変更管理を計画へ含める考え方を示しています。NISTの一次資料を踏まえ、自社の手順でも連絡だけで終えず、復旧後の確認まで担当を決めます。
再開は処理待ちと確認結果をそろえてから決める
再開前に、原因が解消したか、変更した設定や手順があるかを確認します。サービスが復旧したという連絡だけで、止まっていた全件を一括で再実行しないようにします。
次に、完了済み、手作業で完了したもの、未完了を分けます。確認用の少数のデータで動作と結果を見て、決めた担当者が再開を判断します。確認用データにも社内の取り扱いルールを適用します。
再開直後は、二重処理や抜け、回答品質を確認します。問題が再発したときにどこまで戻すかも記録します。対応後は、最初の手順で迷った箇所を直し、手順書の更新日と変更内容を残します。
試行の成功条件と費用を確認する
手順書を作ったら、エラーが起きた想定で机上確認を行います。実際の送信やデータ更新を起こさず、対象の状態を判断できるか、連絡先が分かるか、代替手順で進められるかを確かめます。
確認項目は、停止判断までの時間、担当者不在時の引き継ぎ、処理待ちの把握、再開前の重複確認です。誰かが口頭で補わないと進めない箇所を記録し、手順へ追記します。合格条件と試した状況を残し、未確認の障害まで対応できるとは扱いません。
費用は、手順を作る支援と、実際の監視・障害復旧を分けて確認します。対応時間帯、連絡方法、復旧作業の範囲、個別開発の修正費用は、必要なサービスの契約で確認してください。
AiPHAのライトは月額5万円・税別で、社内担当者が進める業務の相談先です。指定した社内窓口からのチャット相談は回数制限なし、定例は月1回です。個別の手順書の新規作成や設定代行は含みません。
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自動化の範囲を広げる前に整えたい条件
処理が完了したか確認できない、止める担当者がいない、代替手順で使う元データを取り出せない場合は、その準備を先に進めます。最初は保存や外部送信を担当者が確認する範囲に絞る方法もあります。
一方、利用する業務が少なく、既存の障害対応手順で迷わず処理できるなら、AI専用の大きな運用体制を増やす必要はありません。現在の手順へ不足する確認を加えます。
AiPHAの無料相談はオンライン30分です。対象業務の流れ、過去に止まった場所、締切までに必要な作業をもとに、手順整備と技術的な保守を分けて検討できます。
