生成AIを使えそうな業務がいくつも挙がり、どれから試すか決まらない。最初の一業務は、作業時間が長いという理由だけで選ばず、使える資料、結果を確認する人、試す機会までそろえて選びます。短い期間で実際の仕事に合うかを確かめられることが、着手するための条件です。

この記事では、候補を同じ単位に分け、準備不足の業務をいったん保留し、試行する一件を決める手順を説明します。効果の測定方法を詳しく設計する前に、何を試すかと、なぜそれを選ぶかを整理するための考え方です。

部署名ではなく、一つの作業を候補にする

「営業でAIを使う」「経理を効率化する」では、必要な資料と完成物が定まりません。「商談メモを社内様式の報告案へまとめる」のように、入力から完成物までを一つの作業として書きます。送信、承認、システムへの登録は、最初に試す範囲へ含めるかを別に決めます。

各候補には、開始のきっかけ、使う資料、作るもの、確認する人、発生頻度を記入します。例外が多い場合は、まず通常の処理と例外を分けて説明できる範囲まで小さくします。

一つの候補に複数部署の判断が必要なら、関係者の調整時間も必要です。初回から全工程を対象にせず、一部署で試せる下書き作成や情報整理へ絞れるかを確認します。

効果を比べる前に、試せる条件を確認する

負担が大きい業務でも、資料を使えず、結果を確認する人もいなければ評価できません。次の条件を先に確認し、満たせない項目には担当者と準備する内容を書きます。点数を付けるだけで保留理由を隠さないようにします。

確認する条件	着手前に確かめること	保留する例
資料	試行に使ってよい資料を用意できる	外部ツールへの入力可否が未確認
完成物	必要な内容と許容できない誤りが分かる	良し悪しを判断する基準がない
確認者	原文や業務知識で結果を確かめられる	担当者が試行に参加できない
試す機会	試行期間中に複数の例を扱える	年に一度しか発生しない
戻す方法	問題があれば従来の手順で処理できる	試行結果がそのまま外部へ送られる

資料を準備する時間も試行の作業に含めます。毎回多くの加工が必要なら、生成部分が速くても全体の負担が減らないことがあります。担当者が普段使う資料に近い状態で試せるかを確認します。

頻度と確認負担を同じ期間で比べる

準備条件を満たす候補を、同じ期間の実際の記録で比べます。月に何回発生し、一回の作業にどれくらいかかるかを確認します。忙しい日の印象だけで順位を決めず、通常時と例外時の違いを残します。

作業時間が長くても、その大半が上司の返答待ちなら、文章を生成する機能だけでは短くならないかもしれません。資料を探す、転記する、文章を整える、確認する、承認を待つという工程に分け、どの部分を変えたいかを明らかにします。

候補ごとに残す記録

期間内の実施回数と、通常の作業時間
入力資料の準備に必要な時間
完成物を確認し、修正する担当と手順
間違いが起きた場合の影響と、戻せる範囲
最初の試行で確かめたいこと

試す前の段階では、削減できる時間は仮説です。「毎月この時間がなくなる」と決めず、確認・修正が増えないかを含めて試行で確かめます。記録がない候補は、計測する作業を先に置けます。

仮例：月次報告と日々の問い合わせ返信を比べる

以下は選定手順を示す仮例で、導入実績ではありません。月次報告案の作成と、日々の問い合わせ返信案の作成が候補に挙がったとします。返信の方が頻度は高くても、回答の根拠が分散し、確認者が確保できないなら、確認体制を整えてから着手します。

月次報告には過去資料と確認担当者がそろっている場合、過去の複数月を使って下書きを試せます。ただし過去資料だけで良い結果が出ても、現在の業務で使えると確定せず、次の実業務で確認する機会を設けます。

問い合わせ返信の候補は捨てず、承認済みの回答資料を集め、確認担当を決める準備へ回します。先に試す業務と、準備が整ったら試す業務を分けると、着手できない候補だけが増える状態を避けられます。

一件を選んだら、対象外と終了時の判断を決める

候補を選んだ理由、使う資料、出力するもの、担当者、試行期間を一枚にまとめます。「外部への送信はしない」「例外案件は従来手順へ戻す」など、対象外の作業も残します。試行中に要望が増えた場合は、最初の範囲と追加候補を分けます。

成功条件は、業務担当者が結果を確認できること、必要な品質を満たすこと、準備・確認・修正を含めて負担が減ることを中心に決めます。どの条件を満たせなければ延長・見直し・中止にするかも先に確認します。

外部支援へ依頼する場合は、「対象業務を選ぶところから支援してほしい」のか、「決めた業務の試行だけを支援してほしい」のかを伝えます。相談時点で候補を一件に決め切る必要はありませんが、各候補の資料と困っている工程を説明できると範囲を整理できます。

業務選定を依頼する場合の費用と役割

AiPHAのAI顧問はライトが月額5万円、スタンダードが月額10万円、全社推進が月額30万円です。いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間は6ヶ月で、外部AIツールの利用料は別途必要です。対象業務と、自社で進められる作業に合わせて支援範囲を選びます。

ライトは自社で業務整理・設定・実行を進め、判断や進め方を相談する範囲です。業務ヒアリング、手順書の新規作成、設定代行、効果測定の集計は含みません。業務を選ぶところから一緒に進めたい場合は、スタンダードの支援範囲を確認します。

スタンダードは1部署・重点業務を同時に1件進めるプランです。基本設定と日々の運用はお客様が行い、初回操作を画面共有で案内します。全社推進は合意した3部署・重点業務を同時に3件まで進め、軽微な設定・実装を含みます。それを超える個別開発は範囲と費用を別に確認します。

どのプランでも、現状の説明、資料提供、試行、結果の共有など、自社で行う作業があります。月額料金に加え、担当者の時間と外部ツール費を含めて計画してください。

AIの試行を急がない方がよい業務

決まった計算や転記だけなら、既存ツールの機能や表計算で対応できるかを比較します。作業を廃止できる、入力を統一できるといった改善が先にできる場合もあります。AIを使うこと自体を採用条件にはしません。

正しい結果を誰も判断できない業務や、誤りがそのまま顧客対応へ出る業務は、確認体制を整えてから範囲を決めます。試行時間を確保できない場合は、担当者へ作業を追加する前に、既存業務の調整が必要です。

候補業務、発生頻度、現在の手順、使える資料、確認できる担当者をお知らせください。最初に試すAI業務について無料相談する