外部委託先に資料作成や調査を依頼するとき、生成AIを使う範囲が曖昧なままだと、共有した資料の扱いや成果物の確認が人任せになりがちです。まず一つの業務で、渡す情報、利用する環境、確認する人、終了時の処理をそろえます。
ここでは契約条文の作成や法的な適否の判断ではなく、依頼側と委託先が実際に守れる運用手順を扱います。契約・機密情報・権利に関する判断が必要な点は、社内の担当部門や専門家へ確認します。
AIを使う工程と使わない工程を合意する
「AI利用可」という一言では、資料の要約、文章の下書き、顧客への送信まで含むのか分かりません。対象の仕事を工程に分け、AIに入力する情報と出力の用途を決めます。
最初は、共有範囲を限定でき、依頼側が内容を確認できる業務を選びます。利用するサービスや契約プラン、設定が変わる場合に、誰へ確認するかも定めておきます。
開始前に準備する一覧
- 対象業務、依頼側の責任者、委託先の担当者
- 共有する資料の種類と、共有しない情報
- 利用を認める環境と、アクセスできる人
- 成果物の形式、確認項目、最終決定者
- 委託期間、見直す日、終了時に整理する対象
再委託や別の担当者への共有が想定される場合は、その条件も先に確認します。業務に不要な個人情報や機密情報まで渡す前提にせず、必要な部分だけを用意してください。
共有先を一つの管理表で追えるようにする
資料をメール、共有フォルダ、AIサービスへ別々に渡すと、どこに複製があるか分かりにくくなります。資料の管理者、共有先、目的、終了予定日を記録し、正本の場所へ戻れるようにします。
共有アカウントの使い回しでは、誰が操作したか追いにくくなります。実際に利用できるアカウント管理機能やアクセス制御を確認し、必要な人だけが扱える範囲を設定します。設定できない機能を、運用表に書くだけで実現済みとは扱いません。
Microsoft Entraの公式資料には、ゲストのアクセスをレビューし、必要性を確認して不要なアクセスを削除する仕組みが説明されています。これは製品固有の例で、必要なライセンスや管理設定があります。すべてのAIツールで同じことが自動的にできるわけではありません。
成果物はAI利用の有無だけで判定しない
確認するのは、依頼した内容を満たすか、根拠を確かめられるか、共有してはいけない情報が混ざっていないかです。AIを使ったと申告されたことだけで、不合格や確認不要とはしません。
依頼時には、根拠資料の位置、不明点、担当者が修正した箇所をどの形式で渡すかを決めます。AIの会話全文を無条件に提出させると、別業務の情報が含まれる可能性があるため、必要な確認記録を具体化します。
仮例：社内研修資料の下書きを依頼する
以下は説明用の仮例です。委託先が共有済みの社内資料を使って、研修スライドの下書きを作るとします。依頼側は、使ってよい資料の版と範囲を指定し、委託先は出典箇所と未確認事項を添えて納品します。
社内担当者が制度や手順の内容を確認した後に配布します。資料にない規則をAIが補った場合は、根拠がないことを理由に差し戻します。委託先が納品したことと、社内で配布を承認したことを分けて記録します。
終了時は資料とアクセスを別々に整理する
業務終了時には、成果物と必要な記録の引渡し、共有リンク、ゲストアカウント、AI環境内の資料や接続を確認します。担当者の交代も同じ見直しのきっかけになります。
アクセスを削除しただけで、ダウンロード済みの資料やすべての複製が消えたとは判断しません。保持する記録、返却・削除の対象、確認方法は契約やサービスの条件に沿って整理します。処理結果が分からなければ、完了と記録せず確認待ちにします。
依頼側が確認する項目と、委託先に結果を報告してもらう項目を分け、確認日と担当者を残します。必要な成果物を受け取る前にアクセスを止めないよう、実施する順番も決めてください。
成功条件と運用費を一緒に考える
試行の合格条件は、許可した資料だけで作業できること、根拠と不明点が追えること、依頼側の確認を経て成果物を使えること、終了時の整理を実施できることです。通常の納品だけでなく、担当交代、誤共有、利用環境変更のときに相談先へ戻れるかも確かめます。
費用には、委託料やAI利用料に加え、環境準備、資料の整理、成果物のレビュー、終了時の確認を含めます。下書き時間の短縮だけではなく、依頼側の差し戻し回数や確認時間まで測ります。
資料の共有条件を決められない、委託先が利用環境を説明できない、成果物の正誤を確認する人がいない場合は、AI利用の範囲を広げる前に体制を整えます。管理できない環境へ機密資料を渡すことを前提にした運用には向きません。
AI顧問へ相談する際の整理事項
AiPHAのAI顧問は、ライト月額5万円、スタンダード月額10万円、全社推進月額30万円です。いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間6ヶ月で、外部AIツール料は別途です。
ライトは助言や確認が中心で、個別の手順書を新規作成する支援は含みません。スタンダードは一つの部署・重点業務、全社推進は合意した3部署・重点業務を同時に3件まで扱います。全社推進に含む軽微な設定・実装を超える規模の開発は別見積りです。法務判断や委託先の全作業を代行する前提にせず、必要な支援範囲を相談してください。
相談前には、委託する業務、資料の種類、利用予定の環境、現在の納品確認手順を整理します。具体的な機密資料を送る前に、共有方法を確認できます。
