新しいAIツールのほうが使いやすそうでも、契約を替えただけで今の仕事を引き継げるとは限りません。共有した指示文、参照資料、社内の確認手順、他のサービスとの接続などを移し、実際の業務で確かめる作業が残ります。
ここでは製品の優劣や利用していないアカウントの整理ではなく、使っている業務を別の環境へ移す手順を扱います。移行先で仕事を続けられることを確認し、旧環境を終了する順番を決めます。
乗り換えで解決したい困りごとを一つに絞る
まず、何が改善すれば移行する価値があるかを決めます。確認に時間がかかる、必要な資料を参照できない、管理機能が足りないなど、現在の業務で困っている点を具体化します。
料金だけで比べると、手順の作り直しや社員への案内にかかる時間が抜けます。現在のツールで設定や運用を直せる場合もあるため、継続した場合と移行した場合の両方を比べます。
準備する移行対象の一覧
- 対象業務と、普段使う担当者・確認者
- 指示文、入力例、参照資料と、その管理場所
- 作成した成果物と、保管が必要な利用記録
- 連携先、共有リンク、定期実行などの接続
- 契約の更新日、終了条件、データを取り出せる期間
一覧には管理者と確認日も残します。顧客情報や社内資料を別サービスへ持ち出す前に、社内の取り扱い条件と移行先の契約・設定を確認してください。
書き出せることと移して使えることを分ける
資料がダウンロードできても、設定や会話履歴まで新しいサービスへ取り込めるとは限りません。書き出し形式、対象外の項目、添付ファイルの扱い、参照先リンクの有効性を確認します。
MicrosoftのCopilot Studioの公式資料は、ソリューションを使った環境間のエージェント移行と、すべての構成要素が移るわけではないこと、移行後に認証を設定し直す手順を説明しています。これは同製品内の移行例であり、異なる会社のAI製品へそのまま移せることを示すものではありません。
自社の場合も、資料、指示文、接続設定を別々に確認します。パスワードや接続キーを引継ぎ表へ書き出すのではなく、管理者が正規の設定手順を使います。参照資料は、旧ツールに置いた複製だけでなく、社内で管理する正本へ戻れるようにしておきます。
一つの業務で新旧を並べて確認する
移行先では、同じ入力でも回答や出力形式が変わることがあります。以前の指示文を貼り付けて一度動いたことだけで、移行完了にはしません。
対象業務の通常例、情報不足、例外を用意し、担当者が確認する条件をそろえて比べます。回答内容に加え、根拠の参照先、ファイルの出力形式、修正時間、権限の範囲も確認します。過去の出力を正解として使う場合は、その内容自体を先に点検します。
仮例：社内資料から回答案を作る業務
以下は運用設計の仮例です。社内資料を参照して回答案を作る業務を別ツールへ移すとします。新環境で資料を検索できても、出典リンクが旧環境を指したままなら、旧契約を終了した後に根拠を開けなくなる可能性があります。
この場合は、担当者が新環境から正しい資料を開けるかまで試します。権限のない部署の質問には回答しないことも確かめ、合格した業務だけを切り替えます。顧客への送信やシステム更新がある業務では、試験が実処理を二重に実行しない構成にします。
旧環境を終了する条件と担当者を決める
切り替え日だけでなく、延期する条件と、旧手順へ戻す条件を決めます。必要な資料を開けない、重要な質問を誤る、担当者が確認できない場合は、原因を整理して判断し直します。
旧環境を終了する前には、必要な資料・記録の保存、定期実行や接続の停止、共有リンクの見直し、利用者への案内を確認します。誰が契約終了を手続きし、誰が処理結果を確かめるかも分けて記載します。
退会や履歴削除の操作だけで、関連するすべてのデータが直ちに削除されたとは判断しません。契約終了後の閲覧、保存・削除の扱いは、現在の公式資料と契約条件で確認します。終了結果が不明なら、状態を調べてから次へ進めます。
並行運用の費用と終了基準を見積もる
費用には、新旧の利用料が重なる期間、データの取り出し、再設定、検証、案内資料の更新、問い合わせ対応を含めます。契約の終了日と新環境の利用開始日がずれる場合は、その期間も予算へ入れます。
合格条件は、必要な資料と成果物を利用できること、許可した人だけが読めること、通常例と例外を扱えること、担当者の確認負担が許容範囲に収まることです。期限を決めずに二つの環境を使い続けると、どちらの手順が正しいか分かりにくくなるため、見直す日と決定者を置きます。
既存の接続が把握できない、必要なデータを取り出せない、移行の効果を検証できない場合は、一度に全業務を切り替える段階ではありません。現環境で継続する範囲と、試験する範囲を分けて相談します。
AI顧問へ相談するときに整理すること
AiPHAのAI顧問は、ライト月額5万円、スタンダード月額10万円、全社推進月額30万円です。いずれも税別、初期費用なし、最低契約期間6ヶ月で、外部AIツール料は別途です。
ライトは助言や確認が中心で、個別の手順書を新規作成する支援は含みません。スタンダードは一つの部署・重点業務、全社推進は合意した3部署・重点業務を同時に3件まで扱います。全社推進に含む軽微な設定・実装を超える規模の開発は別見積りです。移行作業そのものをすべて代行する前提にせず、社内で行う操作と必要な支援を確認してください。
相談前には、現在のツール、対象業務、乗り換えたい理由、契約更新日、移したい資料や接続を整理します。具体的な顧客情報や会話履歴を送る前に、共有方法を確認できます。
