生成AIの有料アカウントを配ったものの、使っている部署と使っていない部署がある。契約更新が近づき、何席を残すべきか判断できない。こうしたときは、利用回数と、業務に必要な機能を分けて確認します。
使っていない理由は、担当業務に合わない、使い方が分からない、必要な情報を入力できないなどで変わります。利用が少なくても、月末や四半期末だけ発生する業務を支えているなら、その周期で判断します。一律の削減率を先に置かず、誰のどの仕事で使う契約なのかを確かめてください。
契約一覧と業務上の利用状況をそろえる
最初に、契約しているサービスとプラン、契約名義、支払い先を一覧にします。購入した席数と割り当てた席数を分け、更新日、数量を変更できる時期、解約の申し出期限を実際の契約で確認します。
管理画面に利用状況がある場合も、何を利用と数えているかを確かめます。ログイン回数だけでは、仕事を完了できたかは分かりません。管理画面の数字がないサービスでは、担当者に使った業務と頻度を短く記録してもらいます。記録がない状態を、利用ゼロと決めないようにします。
| 確認する項目 | 判断に使う情報 |
|---|---|
| 対象の業務 | 何を作る、調べる、確認するために使うか |
| 利用する周期 | 毎日、月末、繁忙期など、いつ必要になるか |
| 有料機能の必要性 | 現在の業務に必要な機能や管理条件は何か |
| 作業の結果 | 確認や修正を含め、仕事を完了できているか |
| 契約の変更条件 | 席数やプランを変えられる時期と費用はどうなるか |
利用の見直しに不要な会話本文や顧客資料まで集める必要はありません。まずは業務名、利用頻度、困った点で確認し、具体例が必要なときに共有範囲を決めます。
利用が少ない理由で対応を分ける
業務はあるが操作で止まっているなら、対象業務を一つ選び、入力例と確認方法を用意します。AIの回答が仕事に使えないなら、資料の準備や出力形式を見直します。そもそも対象業務が発生していないなら、試行期間や席数の割り当てを再検討します。
入力してよい情報の判断が止まっている場合は、利用を促す前に社内ルールと契約条件を確認します。有料アカウントを増やすだけでは、この問題は解消しません。
仮例：月末だけ使う担当者と試せていない担当者
架空の会社で、営業担当者と管理部門の担当者に同じサービスを配ったとします。営業担当者は操作方法が分からず未使用、管理部門の担当者は月末の報告資料で利用しています。
直近一週間の利用だけを見ると、両方とも不要と判断しかねません。営業担当者には一つの業務で試す機会を設けます。管理部門は月末の作業を確認し、必要な機能と確認時間を記録します。同じ未使用という表示でも、次の対応は分かれます。
継続・再試行・縮小の条件を決める
継続するのは、必要な業務があり、現在のプランを使う理由を説明できる場合です。利用が多いことだけを成果にせず、仕事の結果と確認負担を見ます。
再試行する場合は、対象業務、試す担当者、終了日を決めます。操作を覚えれば解決するのか、入力資料を整える必要があるのか、今回の試行で答えたい点も一つに絞ります。次の更新まで何も変えずに延長し続ける状態を避けます。
縮小や停止を検討するのは、対象業務がなくなった、別の手段で支障なく完了できる、確認負担が減らないといった場合です。ただし、変更日までに保存資料や連携の確認を終えられるかも判断に含めます。
アカウントを止める前に資料と連携を確認する
契約の席数変更、利用者への割り当て解除、アカウント削除は、契約と操作ごとに扱いが異なります。利用中のサービスの公式説明と契約条件を確認し、何が残り、何が使えなくなるかを管理者が確かめます。
確認対象は、残す必要がある成果物、共有された資料、連携機能、他の担当者が使う設定です。所有者が特定のアカウントになっているものは、引き継げるかを調べます。外部の連携や定期実行があれば、停止後に業務が止まらないかも確認してください。
NISTの生成AIリスク管理資料でも、利用終了時にデータの保持や他システムとの依存関係を考慮することを挙げています。NISTの一次資料を踏まえ、社内の見直し手順にも停止前の確認欄を設けると運用しやすくなります。
移行先で必要な資料を開けることを確かめ、関係者に変更日と問い合わせ先を伝えます。削除操作そのものを、利用状況の調査と同時に進めないようにしてください。
費用は次回請求と移行の負担まで確認する
減らしたい席数に単価を掛けるだけでは、次の請求額は確定しません。年契約、最低利用数、数量変更の反映日などを契約ごとに確認します。停止しても現在の契約期間の支払いが残る場合は、その金額を分けて記録します。
別のプランへ移すなら、移行作業、操作の習得、資料の再作成にかかる時間も見積もります。安いプランで必要な機能や管理条件を満たせるかを確認してから決めます。人数分の費用を減らす目的で、個人に割り当てた認証情報を使い回す運用にはしません。
見直し後は、請求された席数が想定と合うか、必要な業務が続けられるかを確認します。費用だけが下がり、別の担当者へ確認作業が集中していないかも見てください。
AI顧問へ相談する範囲と料金
社内に契約一覧と見直し担当者があり、判断で迷う点を相談したいなら、AiPHAのライトが候補になります。月額5万円・税別で、指定した社内窓口からのチャット相談は回数制限なし、定例は月1回です。業務整理や設定、実行は御社が進めます。
使われない理由を業務から確認し、一つの仕事で使い方を作って試すところまで進めるなら、スタンダードの支援範囲を確認します。月額10万円・税別で、対象は1部署・重点業務を同時に1件。手順書の新規作成は月1本です。契約変更やアカウント・権限の管理は御社が主体となります。
どちらも初期費用なし、最低契約期間6ヶ月です。外部AIツールの利用料は別途かかります。単発の席数削減だけで費用を回収できると決めず、継続して改善したい業務があるかで支援の必要性を判断してください。AI顧問の支援内容と料金で範囲を確認できます。
見直しを急がない方がよい場合
短い観測期間に繁忙期が含まれていない、管理者が不在で保存資料を確認できない、停止すると他の業務へ影響する場合は、調査と引き継ぎを先に進めます。一方、契約数も業務も少なく、社内だけで判断できるなら、継続支援を増やす必要はありません。
AiPHAの無料相談はオンライン30分です。利用中のサービス一覧、次の更新時期、使えていない業務をもとに、社内で進める範囲と相談が必要な部分を検討できます。ログイン情報や秘密鍵を資料に含める必要はありません。
